Excel hay phần mềm quản lý khách sạn? Kẻ cũ người mới, bên nào lợi hơn?

Khi được hỏi về công cụ quản lý khách sạn, nhiều chủ khách sạn vẫn cho rằng Excel là công cụ đơn giản, hiệu quả, còn phần mềm quản lý khách sạn thì thao tác rắc rối, khó sử dụng. Liệu thực sự có đúng như vậy? Hãy cùng chúng tôi đi sâu tìm hiểu bằng cách so sánh ưu nhược điểm của 2 phương pháp quản lý này trong bài viết dưới đây nhé.

1. Đánh giá hiệu quả quản lý

Có lẽ đây là một trong những vấn đề mà các chủ nhà nghỉ, khách sạn dành sự quan tâm khi so sánh excel và phần mềm quản lý nhà nghỉ khách sạn.

Khi quản lý bằng phần mềm Excel

Ưu điểm: Excel là phần mềm phổ biến được nhiều người sử dụng. Phần mềm này cũng là một phần trong chương trình học tin học phổ thông, đại học. Chủ cửa hàng sử dụng Excel để lưu trữ thông tin sản phẩm, tồn kho, khách hàng, …  và quản lý theo từng sheet, tệp riêng rõ ràng, đơn giản.

Nhược điểm: Người dùng phải tự nhập liệu bằng tay, khó tránh phải sai sót. Bên cạnh đó, khi lượng thông tin lớn, bạn sẽ phải mất nhiều thời gian để tra cứu khi làm các loại báo cáo. Để dùng hiệu quả Excel, chủ cửa hàng cần phải nắm chắc các công thức, hàm tính toán.

Sử dụng phần mềm quản lý khách sạn để quản lý

Ưu điểm: Mọi công thức đều đã thiết lập sẵn, thậm chí còn được tối ưu để phù hợp hơn trong từng  trường hợp thực tế. Thông tin hàng hóa, khách hàng, … đều được lưu trữ trên phần mềm, kèm một mã riêng. Khi cần, bạn chỉ cần nhập tên hay mã là phần mềm sẽ trả về kết quả ngay lập tức.

Khi thay đổi thông tin dữ liệu, hệ thống sẽ tự lưu lại. Người quản lý có thể dễ dàng kiểm tra, không lo thất thoát.

Nhược điểm: Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng phần mềm nào cũng có những yếu điểm. Các phần mềm do các nhà cung cấp lập trình, thiết kế. Chính vì vậy, khi có lỗi xảy ra, bạn chỉ có thể liên hệ tổng đài để được tư vấn và tìm cách khắc phục.

2. So sánh chi phí và mức độ bảo mật

Hầu hết các chủ nhà nghỉ, khách sạn hiện nay đều dùng Excel của Microsoft mà không có bản quyền. Người dùng hoàn toàn có thể làm vậy, tuy nhiên khi sử dụng miễn phí thì phần mềm của bạn sẽ không được hỗ trợ bảo mật hay nâng cấp. Khi hầu hết thông tin kinh doanh của bạn đều được lưu trên máy tính, chỉ một sự cố lỗi do virus tấn công thì nguy cơ mất dữ liệu sẽ rất cao.

Hiện nay, các nhà sản xuất phần mềm quản lý đều thiết kế phần mềm quản lý khách sạn offline kết hợp quản lý online qua thiết bị thông minh. Vừa không lo mất mạng như những phần mềm online cũng như trong trường hợp máy tính của bạn xảy ra bất kỳ vấn đề gì thì dữ liệu cũng được bảo vệ an toàn nguyên vẹn.

Chi phí cho một phần mềm quản lý khách sạn hiện nay thường được tính theo năm với trung bình khoảng 3.000.000 - 4.000.000 VNĐ/ năm. Khi trả phí sử dụng, bạn sẽ luôn được nhà cung cấp phần mềm chăm sóc. Mỗi khi có tính năng mới thì ngay lập tức bạn sẽ được cập nhật ngay. Có thể nói, đây là mức giá quá tốt, so với những gì mà bạn nhận được.

3. Khả năng đáp ứng theo quy mô khách sạn

Phần mềm Excel hiện nay đã dần không thể đáp ứng được nhu cầu quản lý của nhà nghỉ, khách sạn. Khi phải xử lý lượng công việc lớn, phần mềm excel thể hiện rõ sự chậm chạp trong việc xử lý hay hạn chế về tính năng. Tuy nhiên, vẫn có nhiều nhà nghỉ với quy mô nhỏ vẫn duy trì, tiếp tục sử dụng. Bởi phần lớn những nhà nghỉ này chỉ có nhu cầu quản lý đơn giản, muốn tiết kiệm chi phí.

Phần mềm quản lý khách sạn được thiết kế dành riêng cho việc quản lý kinh doanh. Chính vì vậy, mọi tính năng của phần mềm đều hướng tới việc đáp ứng tối đa mong muốn của người dùng. Do đó, dù quy mô của bạn nhỏ như nhà nghỉ ít phòng hay lớn một chuỗi các khách sạn cao cấp thì phần mềm đều có phương án hỗ trợ tối ưu nhất.

Sau khi tham khảo bài viết này, Excel hay phần mềm chắc hẳn bạn đã có lựa chọn rồi chứ? Nếu vẫn còn băn khoăn, mời bạn đăng ký dùng thử phần mềm quản lý khách sạn miễn phí tốt nhất được nhiều tin cậy để cảm nhận nhé!

Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách tại Hotline: 0965 222 665 - 1900 1584.

Hãy trải nghiệm Ohotel ngay!